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El Comité Ejecutivo de la Confederación aprobó por unanimidad el envío a todas las Asociaciones miembro del pliego de condiciones para la presentación de candidaturas de ciudades sede del próximo Congreso, que se celebrará en mayo-junio de 2010. El plazo de presentación de candidaturas será desde el 26 de mayo hasta el 12 de julio. Las ciudades candidatas deberán remitir un dossier a CEHAT, circunscribiéndose al pliego de condiciones.

Para poder ser ciudad sede del Congreso de Empresarios Hoteleros Españoles, la candidata deberá tener las siguientes características:

Transporte:

Deberá tener un aeropuerto comunicado diariamente al menos con cuatro vuelos con Madrid y Barcelona. En caso de no tener aeropuerto propio, estar bien comunicada por vía férrea y carretera.

Salas de reuniones:

Deberá tener un Palacio de Congresos, bien comunicado con los hoteles elegidos, o un Auditórium o salón de reuniones con capacidad para 400 – 500 pax en un buen hotel. (Hotel de cuatro estrellas o superior)

Alojamiento:

Los Congresistas deberán alojarse en hoteles de 4 o 5 estrellas y, por tanto, deberán aportar, a la Organización del Congreso, un mínimo de 300 habitaciones.

Dependiendo del número de congresistas, preferiblemente estos se alojarán en un máximo de dos hoteles.
 
Cuotas:

No se fijarán las cuotas hasta no saber que características tendrá el Congreso. En las cuotas estará incluido el alojamiento y desayuno de los días del Congreso (3/4 noches) en el hotel elegido por el congresista, participación y documentación de todas las sesiones de trabajo, coffee-break, almuerzos de trabajo, recepciones, cócteles y cenas programadas, así como las excursiones programadas para los acompañantes.

Compromiso de financiación:

La Asociación que coorganice el Congreso deberá aportar en sponsorizaciones de su Comunidad Autónoma, Instituciones y empresas un mínimo que estipulará el Comité Organizador del Congreso. De la cantidad que se determine, al menos el 50% deberá ser en aporte dinerario.

Los Patrocinadores lo serán en régimen de exclusividad en su ámbito de actuación, esto es, ningún producto o servicio de un patrocinador competirá con otro de igual naturaleza en el Congreso. Los patrocinadores seleccionarán aquellos actos en los cuales quieran intervenir como patrocinadores específicos.

La organización del Congreso tiene previstas determinadas acciones promocionales habituales para los patrocinadores, como son stands donde expongan sus actividades o sus productos, la incorporación de folletos en la documentación del Congreso, la inserción de sus logotipos y marcas en todo el material del Congreso, la participación en todos los actos del Congreso, y la facilitación de toda la información sectorial que soliciten.

Los Colaboradores del Congreso, son aquéllos que, además de aportar una pequeña cantidad de dinero, también aportan su producto; por ejemplo, una empresa informática, una bodega de vinos de Rioja, etc.

Por último, es posible que se determine la celebración de una mini-feria con el objetivo de dar cabida a más proveedores, teniendo cuidado de no dañar las aportaciones de los sponsores tradicionales.
 

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